Як завірити копію документа в Україні — прості кроки, реальні кейси та нюанси, про які мовчать у держустановах

Завірення копії документа в Україні — це не просто формальність, а юридично значуща дія, яка може знадобитися у сотнях ситуацій: від оформлення спадщини до подання документів у ВНЗ, банки, суди чи для виїзду за кордон. Водночас існують чіткі вимоги щодо того, хто і як має завіряти такі копії, а також типові помилки, через які документи часто повертають без розгляду. Нижче — детально про всі актуальні способи завірення копій, практичні поради, вимоги до оформлення та обмеження, яких потрібно уникати.

Коли завірення копії обов’язкове, а коли — ні

Перш ніж подавати копії документів, варто з’ясувати, чи справді їх потрібно завіряти. Вимога про завірення копій найчастіше прописана у законах, підзаконних актах або відомчих інструкціях конкретних органів. Наприклад, суди, державні установи та банки зазвичай вимагають саме нотаріально завірені копії або копії, завірені органом, що видав оригінал.

• У судах завірення копій — обов’язкове для більшості документів, які подаються як докази.
• Банки, страхові та нотаріуси майже завжди вимагають завірення копій.
• Деякі органи (наприклад, ЦНАПи) можуть приймати незавірені копії, якщо ви пред’являєте оригінал при подачі.

Кілька разів на рік порядок завірення копій оновлюють, тому перед подачею до конкретної установи переконайтеся, що обрали правильний спосіб.

Хто має право завіряти копії документів: варіанти для різних ситуацій

В Україні існує чотири основних способи завірити копію:

• Завірення нотаріусом (державним або приватним).
• Завірення органом, який видав оригінал документа.
• Завірення посадовою особою організації, у якій ви працюєте або навчаєтеся.
• Завірення підписом особи, яка подає копію (самозавірення) — але тільки у випадках, коли це прямо дозволено законодавством.

Вибір способу залежить від того, куди подається копія та які вимоги висуває установа.

Завірення нотаріусом — коли без цього не обійтись

Нотаріальне завірення — це найвищий рівень легітимності копії документа. Його вимагають:

• У судах — для подання доказів у цивільних, господарських чи адміністративних справах.
• Для операцій з нерухомістю, спадщиною та при укладанні деяких договорів.
• Для подачі документів за кордон.

Нотаріус перевіряє відповідність копії оригіналу, робить відмітку про завірення, ставить підпис і печатку. Якщо копія нечитабельна, містить виправлення, нотаріус має право відмовити в завіренні.

Завірення установа, яка видала документ

Деякі органи мають право завіряти копії власних документів. Наприклад, школа може завірити копію атестата, а відділ ДРАЦС — копію свідоцтва про народження. Це актуально, коли потрібно надати копію в іншу державну структуру або для внутрішнього обігу.

“Копія документа, виданого органом державної влади, може бути завірена цим же органом, якщо це передбачено його повноваженнями.”

Важливо: не всі органи мають право завіряти копії, тому перед зверненням уточнюйте цей момент у приймальні або на офіційному сайті.

Завірення копії посадовою особою організації

Якщо копія потрібна для внутрішнього користування — наприклад, для кадрової служби, бухгалтерії чи профспілки — її може завірити уповноважена посадова особа (керівник, головний бухгалтер тощо). Такий спосіб не підходить для суду чи нотаріальних дій, але часто використовується у бізнесі та навчальних закладах.

Самозавірення — коли це допустимо?

У деяких випадках закон дозволяє завіряти копію власноруч. Для цього на кожній сторінці ставиться підпис з написом “Згідно з оригіналом”, дата і розшифрування підпису. Проте цей спосіб працює лише тоді, коли це прямо дозволено нормативними актами або внутрішніми інструкціями установи. Наприклад, для певних процедур у державних електронних сервісах або при подачі документів як фізична особа-підприємець.

Як правильно оформити завірену копію: інструкція крок за кроком

Оформлення завіреної копії — це не просто підпис і печатка. Існують чіткі вимоги до напису, розміщення реквізитів і навіть до якості самої копії. Ось покрокова інструкція, яка допоможе уникнути типових помилок.

Завірення нотаріусом — стандартна процедура

• Підготуйте оригінал документа та його копію на окремих аркушах формату А4.
• Зверніться до нотаріуса з паспортом (або документом, що посвідчує особу).
• Нотаріус самостійно перевіряє відповідність копії та проставляє напис: “Згідно з оригіналом”.
• Додається дата, підпис, ПІБ нотаріуса та його печатка.
• На кожній сторінці копії має бути відмітка нотаріуса (якщо документ багатосторінковий — зшивається і скріплюється печаткою).
• У разі подання за кордон часто вимагається апостиль або консульська легалізація додатково.

Завірення копії в установі, яка видала документ

• Зробіть копію оригіналу на окремому аркуші (по можливості — чорно-білу, без обрізаних полів).
• Зверніться до канцелярії або відповідального працівника установи з оригіналом документа.
• На копії має бути напис: “Згідно з оригіналом”, дата, підпис, посада, ПІБ завірювача, печатка установи.
• У разі багатосторінкового документа сторінки зшиваються, а місце скріплення скріплюється печаткою.

Завірення копії посадовою особою організації

• Копія виготовляється з оригіналу у присутності посадової особи (наприклад, керівника).
• Ставиться напис “Згідно з оригіналом”, дата завірення, підпис, посада, ПІБ особи, печатка організації (за наявності).

Самозавірення копії

• На копії власноруч пишеться “Згідно з оригіналом”.
• Ставиться дата, підпис, розшифрування підпису (ПІБ повністю).
• Використовується лише там, де це прямо дозволено (наприклад, при подачі документів в електронній формі або для певних внутрішніх процедур).

Типові помилки при завіренні копій — і як їх уникнути

Найчастіше копії повертають без розгляду через дрібні, але критичні порушення правил оформлення. Ось що потрібно врахувати:

• Відсутність дати завірення на копії.
• Нечитабельний або відсутній підпис/розшифрування ПІБ особи, що завіряє.
• Використання копії, завіреної самостійно, там, де потрібен нотаріус або офіційна установа.
• Відсутність печатки (у тих випадках, коли вона обов’язкова).
• Неправильний напис (наприклад, замість “Згідно з оригіналом” — “Копія вірна”).
• Сторінки копії не зшиті або не скріплені печаткою, якщо документ багатосторінковий.
• Наявність виправлень, підчисток або нечитабельних фрагментів на копії.

“Будь-яка неточність у формулюванні або оформленні завіреної копії може стати підставою для її відмови в прийомі — навіть якщо сам документ дійсний.”

Практичні кейси — завірення копій у різних установах

Реальні ситуації, з якими стикаються українці, часто вимагають різних підходів до завірення копій. Розглянемо найтиповіші сценарії подачі копій у державних і приватних структурах та нюанси, про які потрібно пам’ятати.

Завірення копій для суду

Коли справа доходить до судового процесу, вимоги до завірення копій особливо суворі. Переважна більшість судів приймають лише нотаріально завірені копії. Якщо документи багатосторінкові, нотаріус обов’язково зшиває їх, а печатка проставляється на місці зшивання. Суд не прийме копії, завірені самостійно чи без відповідних реквізитів.

• У судовому позові обов’язково зазначайте, що додаєте завірену копію, і вказуйте, ким вона завірена.
• Суд може вимагати оригінал для ознайомлення — майте його під рукою.

Завірення для подачі в банки та фінансові установи

Банки просять завіряти копії паспортів, ідентифікаційних кодів, довідок про доходи тощо. Як правило, достатньо завірення нотаріусом або органом, що видав документ. Проте у деяких випадках банки приймають копії, завірені посадовою особою підприємства-роботодавця (наприклад, для копій трудової книжки), але обов’язково з печаткою та підписом.

“Перед подачею копій у банк уточнюйте у менеджера форму завірення, щоб уникнути непотрібних витрат часу і коштів на нотаріуса.”

Подача копій у навчальні заклади

Вступники та студенти часто подають копії атестатів, дипломів, свідоцтв про народження. Більшість вишів приймає копії, завірені самостійно, якщо оригінал пред’являється на місці. Для дистанційної подачі або для закордонних вишів завірення нотаріусом обов’язкове, а іноді — ще й апостиль.

• Для ДПА, ЗНО чи вступу до ВНЗ в Україні достатньо копії, завіреної навчальним закладом чи самостійно з пред’явленням оригіналу.
• Для подачі в іноземні ВНЗ — нотаріус, переклад, апостиль.

Завірення для державних та місцевих органів

При оформленні субсидій, допомог, реєстрації місця проживання чи отриманні адміністративних послуг у ЦНАПах часто допускається подання копій без попереднього завірення, якщо заявник пред’являє оригінал. Проте для деяких процедур (наприклад, реєстрації нерухомості, зміни прізвища) обов’язково потрібні нотаріально завірені копії.

Оформлення документів для закордонних установ

Тут вимоги ще суворіші: майже завжди потрібна нотаріально завірена копія, переклад, завірений у нотаріуса, та апостиль. Деякі посольства вимагають додаткової консульської легалізації.

• Завжди уточнюйте перелік вимог на сайті конкретної установи чи посольства, оскільки правила можуть відрізнятися навіть у межах Європи.

Вартість завірення копій і типові строки виконання

Ціна та строки завірення залежать від способу та регіону. Найдорожче — у нотаріуса, дешевше або безкоштовно — в органі, що видав документ чи у вашій організації.

• Нотаріальне завірення однієї копії — від 100 до 300 грн, залежно від складності та регіону.
• У державних органах (школа, ЗАГС, ВНЗ) — зазвичай безкоштовно або за невелику адміністративну плату (до 50 грн).
• Завірення у приватній компанії — безкоштовно для співробітників.
• Апостиль — додатково 150–300 грн, строки — від 1 до 5 днів.

У нотаріуса процедура займає від 10 хвилин до години. У держустановах — до 1–2 днів, інколи до тижня, якщо потрібне погодження керівника.

Як завіряти багатосторінкові документи та копії з вкладеннями

Завірення багатосторінкових копій має свої особливості:

• Усі сторінки зшиваються, прошнуровуються, а кількість сторінок зазначається на звороті останньої сторінки з підписом та печаткою.
• Печатка обов’язково має захоплювати місце зшивання (щоб унеможливити підміну сторінок).
• Кожна сторінка має бути пронумерована.

Якщо до копії додаються додатки (вкладення), їх також потрібно завіряти окремо або скласти опис усіх сторінок і додатків.

Завірення скан-копій та електронних копій: нові правила

З розвитком електронного документообігу з’явилась можливість завіряти скан-копії через електронний підпис (КЕП). Водночас слід розрізняти електронну копію, завірену КЕП, та паперову копію з мокрою печаткою.

• В електронному документообігу копія завіряється накладенням КЕП на сканований файл.
• Такі копії приймають державні органи при подачі документів через електронні сервіси.
• Деякі установи вимагають додатково паперовий варіант з мокрою печаткою.

Перед подачею електронної копії обов’язково дізнайтесь, чи приймає її конкретна установа, та у якій формі — не всі готові працювати з КЕП або скан-копіями.

Відмінності завірення копій для внутрішнього та зовнішнього використання

Внутрішнє використання — це подача копій у межах однієї організації, компанії або навчального закладу. Зовнішнє — це подача копій у державні органи, банки, суди, для міжнародних процедур.

• Для внутрішніх цілей часто достатньо підпису та печатки керівника або кадрової служби.
• Для зовнішніх — нотаріус або офіційна установа, що видала документ.
• Для закордонних справ — нотаріус, переклад, апостиль.

Плутанина між цими поняттями часто призводить до відмови у прийомі копій. Якщо документ може бути використаний поза межами організації, радимо одразу завіряти у нотаріуса.

“Не ризикуйте подавати копії з печаткою організації для зовнішніх справ — це не замінить нотаріальне завірення, якщо воно обов’язкове за законом.”

Особливості завірення копій документів різних типів

Не всі документи завіряються однаково — існують специфічні вимоги до окремих категорій паперів, які потрібно враховувати, щоб уникнути проблем при подачі.

Паспорт громадянина України

Паперові паспорти та ID-картки завіряються нотаріусом або посадовою особою організації. При цьому нотаріус може вимагати додатковий документ для ідентифікації особи (наприклад, ідентифікаційний код). Якщо копія паспорта використовується для банків чи нотаріальних дій, її обов’язково слід завіряти нотаріально. Для внутрішніх цілей компанії достатньо підпису та печатки кадрової служби.

Трудова книжка

Копії трудових книжок зазвичай завіряє кадровик або керівник підприємства. Важливо:

• Усі сторінки копії мають містити підпис і печатку.
• На кожній сторінці пишеться “Згідно з оригіналом”, дата, підпис, ПІБ.
• Якщо документ багатосторінковий, його прошивають і скріплюють печаткою.

Для суду чи офіційних органів може знадобитися нотаріальне завірення.

Свідоцтва про народження, шлюб, смерть

Такі копії завіряються у відділі ДРАЦС або у нотаріуса. Якщо свідоцтво видане багато років тому і записи втратили чіткість, нотаріус може відмовити у завіренні — у такому випадку доцільно отримати дублікат документа.

Дипломи, атестати, додатки до дипломів

Для подачі в українські ВНЗ або організації часто достатньо завірення навчальним закладом. Для закордонних установ — нотаріус, переклад, апостиль. Додатки до дипломів завіряються окремо.

Військовий квиток, посвідчення

Копії цих документів завіряють або у відповідному підрозділі (наприклад, військкоматі), або нотаріально, якщо це вимагає установа-приймач. При завіренні важливо переконатися, що на копії видно всі реквізити та фото.

Вимоги до формату копій: паперові, кольорові, чорно-білі

У більшості випадків допускаються чорно-білі копії, якщо всі реквізити, підписи та печатки чітко читаються. Проте:

• Деякі органи (особливо банки) вимагають кольорові копії для документів з кольоровими фото або печатками.
• Не допускаються копії з обрізаними кутами, нечіткими відбитками, тінями чи плямами.
• Багатосторінкові копії мають бути зшиті в правильній послідовності без пропусків сторінок.

Перед виготовленням копії переконайтеся, що оригінал чистий та не має механічних пошкоджень, які можуть ускладнити ідентифікацію даних.

Відмова у завіренні копії: причини та порядок дій

Іноді нотаріус або посадова особа може відмовити у завіренні копії. Найпоширеніші причини:

• Оригінал документа має видимі ознаки підробки або пошкодження.
• Дані на копії нечитабельні або містять виправлення.
• Пред’явник не має права на завірення (наприклад, особа не є власником документа).
• Документ не належить до категорії, яка підлягає завіренню (наприклад, деякі види довідок).

У разі відмови нотаріус зобов’язаний видати письмове пояснення. Якщо вважаєте відмову неправомірною, можна звернутися до іншого нотаріуса або оскаржити дії у відповідних органах (наприклад, у нотаріальній палаті чи суді).

Що не можна завіряти: винятки та заборони

Не підлягають завіренню копії документів, які мають спеціальний захист або містять державну таємницю, наприклад:

• Деякі види довідок з органів СБУ, МВС, ДПСУ тощо.
• Документи, що містять секретну інформацію або службову таємницю.
• Документи з голограмами, які не можна відтворити на копії.

У разі сумнівів щодо можливості завірення — проконсультуйтеся з юристом або нотаріусом.

Як перевіряють завірені копії — вимоги до прийому

Приймальні органи перевіряють наявність усіх реквізитів: напису “Згідно з оригіналом”, дати, підпису, розшифрування підпису, посади, печатки (за необхідності). Часто документи перевіряють на наявність виправлень чи підчисток, цілісність зшивання багатосторінкових копій, оригінальність печатки.

• Якщо копія викликає сумнів, можуть вимагати оригінал для ознайомлення.
• При виявленні фальсифікації — документ вилучають, а особу можуть притягнути до відповідальності.

Краще не ризикувати та завіряти копії у перевірених нотаріусів або офіційних органах.

Поради щодо зберігання та повторного використання завірених копій

Завірені копії бажано зберігати в окремій папці разом з оригіналами. Якщо копія подається до різних органів, інколи можна використовувати одну й ту саму завірену копію — але лише у випадках, коли це не заборонено правилами приймальної установи.

• Деякі органи вимагають оригінал завіреної копії з мокрою печаткою, а не її додаткову копію.
• Не рекомендується робити копії з уже завірених копій — це не визнається дійсним завіренням.

Для подачі у кілька органів готуйте окремі завірені копії кожному адресату, оскільки на них залишаються реквізити, які дають змогу відстежити дату й місце завірення.

Висновок

Завірення копії документа — це процедура, яка вимагає точності й уважності до деталей, незалежно від того, для якої мети готується пакет паперів. Вибір способу завірення залежить від вимог конкретної установи, типу документа та сфери використання: для суду чи закордонних справ обов’язково потрібне нотаріальне завірення, а для внутрішніх потреб підприємства чи навчального закладу іноді достатньо підпису й печатки посадової особи.

Найважливіше — дотримуватися формальних вимог до оформлення: напису “Згідно з оригіналом”, дати, підпису, розшифрування підпису, посади, а за необхідності й печатки. Особливу увагу слід приділяти багатосторінковим копіям, скан-копіям з КЕП, а також документам, які містять особливі елементи захисту.

Перед завіренням копії завжди уточнюйте актуальні вимоги у тій установі, де плануєте її подавати, адже правила та підходи іноді змінюються, а різні органи можуть мати власні нюанси. Використовуйте послуги досвідчених нотаріусів і не нехтуйте консультаціями фахівців у складних випадках — це вбереже вас від зайвих відмов, затримок і повторного збору документів.

Суворе дотримання правил завірення копій — запорука того, що ваші документи приймуть з першого разу, а всі формальності проходитимуть швидко й без зайвих турбот.